Bağımsız Proje Yönetimi/yöneticileri ne kadar gerekli?

Posted by Haydar Kocak on 27/07/2011

Haydar KOÇAK

Posted by  on 27/07/2011

Şirketler karlılık ve operasyonel verimliliklerini arttırmak için kullandıkları sistemi otomasyona geçirmek, işlemlerdeki hata sayını azaltmak, müşteri veya tedarikçilerle olan işlem hızlarını arttırmak için yatırım yapma ihtiyacı duymaktadırlar.

Bu yatırım konuları Teknolojik iyileştirme, Süreçlerin iyileştirilmesi ve Organizasyonel değişimler olmak üzere üç ayrı başlıkta toplanmaktadır. Bu alanlara yapılacak akıllıca bir yaklasım, ki bu yaklaşım Doğru Zamanda, Doğru Kapsamda ve Doğru Maliyette bir tutumun belirlenmiş Hedef ve Kaliteye ulaşması ile formülize edilir, şirketlerde %100 lere varan bir kazanç, verimlilik ve etkinlik sonucuna ulaştırabilir.

Bu nedenle firmaların sürekli olarak teknoloji, süreç ve organizasyonel anlamda fırsatları değerlendirip “akıllıca” bir yaklaşımla projelendirilmesi bir zorunluluk haline gelmiştir.

Bilgi paylaşımının fazla olduğu bu ortamda işinizi rahatlıkla yapacak rakiplerin çıkması an meselesidir, bu nedenle daha fazla profesyonel olup uzmanlığınız keskinleştirilmelidir.

Projelerde Problem Nerede Gelisiyor

Firmalar mevcut durumu ve teknolojik gelişmelerden haberdar olmasına rağmen bu yeniliklerin ve iyiliştirme fırsatlarını değerlendirme konusunda isteksiz davranmaktadırlar.

Başlıca nedenler ne diye sorulduğunda ilk sebeplerden birisi kendi çalışanların profillerinin bu çalışmaya uygun görmemeleri ve değişime hazır olduklarını düşünmemeleridir. Elbete bu düşünceye itilmelerinde başka firmalardaki başarısızlık hikayeleri önemli rol almaktadır. Bu başarısızlıkta çalışanların değişime direnci hiç azınsanmayacak kadar çok fazladır. Bu nedenler daha da sıralanabilir.

Gerçek problem projelerde ekiplerin  hizmeti alan ile veren taraf olarak birbirlerini eksik görmeleri ve anlaşılmadığını hissedip motivasyonlarını yitirip projeden uzaklaşmalarıdır. Bu durumda hizmeti alan para vermemeye, hizmeti veren ise projedeki yükümlülükleri yerine getirirken kaliteyi düşürmeleri çözümsüzlüğü daha a alevlendirmektedir. Üst yönetim karar alması için objektif bir bilgiye sahip olmaması da ayrı bir framatik gercektir.

Proje yönetimindeki kök sebepler özetle proje kapsamının sabitlenememesi, değişim  yönetiminin iyi yönetilmemesi, aktivite ve isteklerde önceliklendirilmemesi ve en önemlisi kaynaklar temini konusunda güçlüklerdir

.

Bağımsız Proje Yönetim Yaklaşımı nasıl çözer?

Bağımsız Proje Yöneticisi hizmet alanla hizmet veren arasında orta noktada bulunarak öncelikle proje öncesinde hizmeti alan firmaya ilk aşamada sözleşmeye bakarak «bu ürünü/hizmeti bu fonksiyonlarla alıyorsunuz değil mi», varsa talep edilen değişikliklere bakarak hizmeti veren firmaya « ek değişikleri kabul edip istenilen zamanda yapmayı kabul ediyorsunuz değil mi» ile bir kere kapsam netleştirilir.

Kapsam netleştirildikten sonra ödeme takvimi proje planına göre milestone dediğimiz teslimatlara göre yapılır. Projede ek değişilik talepleri geldiğinde mutlaka iki tarafında onayı alınarak gerçekleştirilir. Bu değişikliğin projeye yapacağı  bütçe ve zaman etkileri baştan belirtilir. Onaylanınca değişiklik devreye alınır. Bunun dışındaki değişiklikler ve kullanıcı talepleri dikkate alınmaz.

Projede haftalık olarak proje ilerleme raporu hizmet alan ve veren firmaya sunulur. Projede risk değerlendirilmesi takip edilir ve kritik bir risk görülürse taraflar acil toplantıya çağrılır.

Bağımsız Proje Yöneticisi sağlayacağı altyapı ile proje taraflarının projeyi web üzerinden izlemelerini sağlamalıdır ve bununla birlikte, sorunlar ve bunların kapatılmalarını da izlenmesini sağlanmalıdır. Her iki tarafla olacak  iletişim acik sekilde tarafların göreceği şekilde olmalıdır.

Bağımsız Proje Yöneticisi bağımsız taraf olarak  hizmeti veren firmanın standartlara ve sözleşmeki fonksiyonarı söz verilen zamanda yerine getirecek şekilde denetlerken, hizmet alan firmanında gerekli kaynakları ve bilgileri sağlayacak şekilde temini yönünde çalışmalıdır. Hizmet alan firma  sistemlerin gereklilileri olan server gibi kaynakları ve proje için en değerli elamanı bilgi için sağlamakla yükümlüdür.

Şirketlerdeki Proje Yönetim Ofisi benzer faydayı sağlar mı?

Üst yönetime bağımsız bağlı olan PYO (proje yönetim ofisi) kurumsal mimarinin ayrılmaz bir parçasıdır.Operasyon maliyeti çok yüksek olan bu yapılanma projelerle yönetim anlayışını benimseyen firmalarda başarı ile uygulanabilmektedir.

İşletmenizde bu anlayış me metodoloji yerleşmişse, şüreçlerinizde etkinlik ve verimlilik başarılı KPI lara sahip olup, müşteri memnuniyetini ve operasyonel başarıyı arttıracağı araştırmalarda ispatlanmıştır.

KOBI olçeğinde yasa proje odaklı olmayan servis ve üretim şirketlerinde PYO oluşturulamayacağı için bağımsız proje yönetim şirketleri/yöneticileri ile çalışmaları proje başarılarını arttıracak önemli etkenlerden biridir.

Sonuç

Kritik projelerinizde projlerinizi denetletmeniz ve proje yönetiminin bağımsız olması proje şansını arttırmakla birlikte üst yönetimin proje hakkında zamanında karar almaları oldukça önemlidir.

Özellikle projelere milyon USD verip, sonra projeyi şirketteki tek BT ci olan networkçüye emanet eden firmaların, sonra bu tür sistemler bize uymaz anlayışını geliştirmeleri bu makalenin yazılmasında ana faktördür.

Akıllıca yaklaşıp işletmemizde değişim ve iyileştirmelere korkusuzca yapmanın tam sırası.